SECRETAIRE MEDICALE 50% HOPITAL DE JOUR CENTRALISE DE MEDECINES 50% POLE FEMME ENFANT - H/F
L'établissement
L'hôpital de Carcassonne, ouvert en 2014, dispose d’un large panel d’expertises pour desservir un bassin de population de 200 000 habitants. Il propose ainsi une offre de soins de Médecine-Chirurgie-Obstétrique (MCO) et d’un plateau technique d’excellence (réanimation, soins continus, coronarographie, imagerie, radiothérapie, médecine nucléaire, hémodialyse...), Il héberge également le SAMU et un centre de formation via le CESU.
Engagements des professionnels au Centre Hospitalier de Carcassonne (Annexe aux fiches de poste) :
1. Sécurité incendie
L’agent doit suivre obligatoirement le programme de formation à la lutte contre l’incendie et à l’évacuation en place dans l’établissement et être en capacité de :
→ connaître :
- les règles de prévention face au risque d’incendie,
- le matériel destiné à la défense incendie dans son service,
→ réaliser les actions réflexes en présence d’un départ de feu, à l’aide de la fiche réflexe qu’il conserve en permanence à proximité,
→ connaître dans son service, l’emplacement de :
- la coupure d’urgence de l’électricité,
- la coupure d’urgence des gaz médicaux,
→ réaliser le transfert horizontal des patients, des usagers et du personnel en cas d’incendie dans son service ou dans un service voisin.
2. Développement durable
Le Centre Hospitalier (CH) de Carcassonne est un établissement engagé en matière de développement durable et certifié ISO 14001 pour son site principal MCO.
Parce que la réussite de ces démarches repose sur les actions de chacun de nous, quel que soit notre métier ou quelle que soit notre fonction, il est demandé à tous les personnels d’accorder de l’importance à ces sujets et de participer à ces démarches vertueuses.
La lecture de la politique développement durable 2022-2027, accessible sur le site Internet du CH (rubrique « L’hôpital » puis « Développement Durable ») est un prérequis.
La déclinaison concrète de ces engagements se traduit via les actions quotidiennes suivantes :
→ préserver la ressource en eau et la biodiversité, ne pas polluer (attention aux produits chimiques) ;
→ participer aux efforts de sobriété énergétique liés au chauffage et au rafraîchissement des locaux ;
→ trier les déchets selon les règles en vigueur, afin d’optimiser la valorisation de ceux-ci ;
→ consommer le juste besoin ;
→ agir dans ses relations avec autrui selon des principes favorisant la qualité de vie au travail.
Concernant le volet environnemental, 3 sujets sensibles ont été mis en exergue :
- la présence de mégots de au sol, en dehors des cendriers
- le tri des déchets
- le recours à des modes de déplacements « vertueux » (vélo, covoiturage…)
N’hésitez pas à nous communiquer vos besoins et attentes en matière d’environnement et de développement durable via l’adresse suivante : developpement.durable@ch-carcassonne.fr
Le poste
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Catégorie professionnelle et/ou Corps et grade recherché(s) |
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Catégorie B / AMA ou catégorie C / Adjoint administratif |
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Famille / Spécialité professionnelle / Métier |
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Famille : Gestion de l'information / Sous-famille : Gestion médico-administrative et traitement de l'information médicale / Code métier : 40L20 |
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Unité Fonctionnelle |
Pôle |
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50% HOPITAL DE JOUR CENTRALISE DE MEDECINES 50% POLE FEMME ENFANT |
MPG FE |
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Localisation du poste de travail |
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CENTRE HOSPITALIER DE CARCASSONNE – 1060 chemin de la Madeleine – CS 40001 11010 CARCASSONNE Cedex 9 |
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Lieux d’intervention |
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Centre Hospitalier de Carcassonne |
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Présentation du service d’affectation - Localisation |
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1er étage |
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Description synthétique du poste Description reproduite en cas de publication de poste |
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Secrétaire médicale. Assure le bon fonctionnement du secrétariat, la réception, la transmission et la coordination des informations avec le service et les intervenants extérieurs.
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HIERARCHIE ADMINISTRATIVE |
HIERARCHIE FONCTIONNELLE |
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- Direction des Ressources Humaines, - AAH - Responsable des secrétariats médicaux, - AMA référente de pôle (coordination).
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- Chef de Pôle, - Chef d’UMA, - Praticiens hospitaliers du service, - Cadre supérieur de Santé co-gestionnaire de pôle, - SF coordonnateur en maïeutique, - SF coordinatrice, - Cadre de Santé du service. |
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LIENS FONCTIONNELS |
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INTERNES |
EXTERNES |
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- Chef de pôle, - Chefs des Unités Médicales d’Activité, - Praticiens hospitaliers des Unités Médicales d’Activité, - Cadres de santé, - Médecins Responsables des UMA, - AMA référentes de pôle (coordination), - Personnel. |
- Secrétariats médicaux du Centre Hospitalier, - Personnel médical, paramédical et administratif du CH, - Médecins et secrétaires extra hospitaliers, - Usagers externes.
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Missions principales (non exhaustives) |
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HOPITAL DE JOUR CENTRALISE DE MEDECINES · Accueil et orientation physique et téléphonique, · Saisie des différents courriers, conception et rédaction de documents, · Numérisation et importation des documents : courriers arrivés, différents examens reçus…, · Classement, tri et archivage des dossiers médicaux, · Traitement des courriers, dossiers et documents (enregistrement, tri, diffusion, archivage), · Préparation et coordination des HDJ, · Gestion, traitement et coordination des programmations liées à la prise en charge médicale (consultations, examens, …), · Gestion des tableaux de bords des médecins, · Participation aux réunions (saisie des comptes rendus…). · Vérification des informations administratives concernant le patient dans le cadre de l’identito-vigilance, · Gestion du courrier arrivé et départ, · Gestion de la boîte mails du secrétariat.
POLE FEMME-ENFANT · Statistiques de services de Pôle (remplissage du tableau des indicateurs de périnatalité pour le Réseau Périnatal Occitanie), · Gestion des demandes et des échanges avec le Réseau Périnatal Occitanie, · Appui et mise en place de la démarche développement durable/ Santé environnementale (création d’atelier à destination des patientes et des couples), · Démarche PACTE, · Organisation des réunions (affichage, convocation des participants, fiche de présence, création lien de visio-conférence...), · Participation aux réunions réalisation des comptes rendus…, · Création de divers documents pour le Pôle, · Planification des réunions et gestion de l'agenda du Chef de Pôle, · Organisations des inscriptions pour les formations obligatoires institutionnelles (incendie, AFGSU...), · Gestion logistique des demandes de formations des professionnels libéraux (ex : en orthogénie), · … |
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QUALITES, CONNAISSANCES ET COMPETENCES REQUISES |
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Intitulé |
Niveau recherché |
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S |
A |
M |
E |
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CONNAISSANCES |
Bureautique – Secrétariat |
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X |
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Codage des actes |
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X |
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Communication |
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X |
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Droits des usagers, patients |
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X |
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Organisation et fonctionnement interne |
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X |
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Réglementation des archives |
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X |
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Terminologie médicale |
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X |
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SAVOIR FAIRE |
Accueil et orientation des personnes, des patients et des usagers |
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X |
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Capacité à s’exprimer avec professionnalisme auprès d’une ou plusieurs personnes en face à face ou au téléphone |
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X |
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Rédaction et mise en forme de documents |
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X |
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Capacité d’analyse et de priorisation |
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X |
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Travail en équipe et en réseau |
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X |
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Utilisation des outils bureautiques et logiciels métiers |
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X |
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Secret professionnel – Droit de réserve |
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X |
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SAVOIR ETRE |
Qualité d’adaptation |
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X |
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Rigueur |
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X |
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Patience et écoute |
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X |
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Sens de la collaboration, du travail en équipe |
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X |
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Exemplarité |
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X |
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Réserve |
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X |
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Implication |
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X |
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S : sensibilisation / A : application / M : maîtrise / E : expertise
Profil |
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Pré requis obligatoires : · Aisance à la saisie des comptes rendus, · Maîtrise de la terminologie médicale, · Savoir-être.
Pré requis souhaités æ Compétences techniques : • Maîtrise des outils informatiques, facilités d’adaptation aux nouvelles techniques, • Maîtrise de la fonction d’accueil, Connaissances associées : législation et réglementation de l’assurance maladie, droits du patient hospitalisé.
æ Compétences sociales : • Travail en équipe, • Transmission de l’information, •Coordination avec les équipes médicales et soignantes pour la prise en charge globale du patient.
æ Compétences organisationnelles : • Facilités d’adaptation à la polyvalence, • Facilités d’adaptation aux nouvelles techniques organisationnelles. |
Conditions d’exercice |
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Rythme de travail : JOUR à Amplitude : 7 H 40 du lundi au vendredi.
Exigences relationnelles : - Discrétion, - Ecoute et disponibilité, - Réactivité, - Travail en équipe, - Polyvalence, - Adaptabilité,
Logiciels utilisés : • CROSSWAY, • WORD, EXCEL, OUTLOOK, POWERPOINT, PUBLISHER, • VOX-T, • Cpage, • WEBSANTE, • Logiciel archives, • Internet et Intranet, • … |
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Autres renseignements |
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Visa de l’autorité hiérarchique |
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Contacts |
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Service demandeur |
Gestionnaire |
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Nom
Fonction
Tél
Adresse mail |
Mme ELOY Véronique
Attachée d’Administration Hospitalière Responsable des secrétariats médicaux
04 68 24 27 03
veronique.eloy@ch-carcassonne.fr |
Nom
Fonction
Tél
Adresse mail |
Mme Emmanuelle PROT
Directeur des Ressources Humaines et de la Politique Sociale
04 68 24 20 36
secr.drh@ch-carcassonne.fr |
Profil recherché
Pré requis obligatoires :
· Aisance à la saisie des comptes rendus,
· Maîtrise de la terminologie médicale,
· Savoir-être.
Pré requis souhaités
æ Compétences techniques :
• Maîtrise des outils informatiques, facilités d’adaptation aux nouvelles techniques,
• Maîtrise de la fonction d’accueil,
Connaissances associées : législation et réglementation de l’assurance maladie, droits du patient hospitalisé.
æ Compétences sociales :
• Travail en équipe,
• Transmission de l’information,
•Coordination avec les équipes médicales et soignantes pour la prise en charge globale du patient.
æ Compétences organisationnelles :
• Facilités d’adaptation à la polyvalence,
• Facilités d’adaptation aux nouvelles techniques organisationnelles.
Éléments nécessaires pour postuler
Pour valider votre candidature, nous vous demandons de fournir les éléments suivants, vous devrez télécharger les pièces demandées directement lors de votre inscription.
Toute candidature incomplète ne sera pas traitée par nos services.
Document(s) :
Candidature facile