SECRETAIRE MEDICALE CONSULTATIONS PNEUMOLOGIE HOSPITALISATIONS PNEUMOLOGIE - H/F
L'établissement
L'hôpital de Carcassonne, ouvert en 2014, dispose d’un large panel d’expertises pour desservir un bassin de population de 200 000 habitants. Il propose ainsi une offre de soins de Médecine-Chirurgie-Obstétrique (MCO) et d’un plateau technique d’excellence (réanimation, soins continus, coronarographie, imagerie, radiothérapie, médecine nucléaire, hémodialyse...), Il héberge également le SAMU et un centre de formation via le CESU.
Engagements des professionnels au Centre Hospitalier de Carcassonne (Annexe aux fiches de poste) :
1. Sécurité incendie
L’agent doit suivre obligatoirement le programme de formation à la lutte contre l’incendie et à l’évacuation en place dans l’établissement et être en capacité de :
→ connaître :
- les règles de prévention face au risque d’incendie,
- le matériel destiné à la défense incendie dans son service,
→ réaliser les actions réflexes en présence d’un départ de feu, à l’aide de la fiche réflexe qu’il conserve en permanence à proximité,
→ connaître dans son service, l’emplacement de :
- la coupure d’urgence de l’électricité,
- la coupure d’urgence des gaz médicaux,
→ réaliser le transfert horizontal des patients, des usagers et du personnel en cas d’incendie dans son service ou dans un service voisin.
2. Développement durable
Le Centre Hospitalier (CH) de Carcassonne est un établissement engagé en matière de développement durable et certifié ISO 14001 pour son site principal MCO.
Parce que la réussite de ces démarches repose sur les actions de chacun de nous, quel que soit notre métier ou quelle que soit notre fonction, il est demandé à tous les personnels d’accorder de l’importance à ces sujets et de participer à ces démarches vertueuses.
La lecture de la politique développement durable 2022-2027, accessible sur le site Internet du CH (rubrique « L’hôpital » puis « Développement Durable ») est un prérequis.
La déclinaison concrète de ces engagements se traduit via les actions quotidiennes suivantes :
→ préserver la ressource en eau et la biodiversité, ne pas polluer (attention aux produits chimiques) ;
→ participer aux efforts de sobriété énergétique liés au chauffage et au rafraîchissement des locaux ;
→ trier les déchets selon les règles en vigueur, afin d’optimiser la valorisation de ceux-ci ;
→ consommer le juste besoin ;
→ agir dans ses relations avec autrui selon des principes favorisant la qualité de vie au travail.
Concernant le volet environnemental, 3 sujets sensibles ont été mis en exergue :
- la présence de mégots de au sol, en dehors des cendriers
- le tri des déchets
- le recours à des modes de déplacements « vertueux » (vélo, covoiturage…)
N’hésitez pas à nous communiquer vos besoins et attentes en matière d’environnement et de développement durable via l’adresse suivante : developpement.durable@ch-carcassonne.fr
Le poste
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Présentation du service d’affectation |
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CONSULTATIONS ET HOSPITALISATIONS SECRETARIAT MUTUALISE |
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Description synthétique du poste Description reproduite en cas de publication de poste |
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Secrétaire médicale en consultations, hospitalisations, HDJ de Pneumologie. Assure le bon fonctionnement du secrétariat, la réception, la transmission et la coordination des informations Médico-administratives du patient avec le service, les patients et les intervenants extérieurs. |
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Descriptions des missions principales (non exhaustives) |
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CONSULTATIONS ACCUEIL · Accueil physique : - Accueil des patients, - Vérification des données administratives du patient, - Vérification des documents médicaux du patient, - Programmation de la consultation de surveillance, bilans et explorations complémentaires ou avis spécialisés, - Délivrance des courriers, ordonnances. · Accueil téléphonique : - Gestion des appels internes et externes et création des fiches de liaisons, - Gestion des programmations des rendez-vous de consultations et de bilans. ENREGISTREMENT DU CODAGE DES ACTES MEDICAUX - Saisie de l’activité médicale, - Suivi qualité du codage (après requête service contrôle de gestion) et mise à jour. GESTION DU DOSSIER - Préparation des consultations externes et affectation des salles, - Numérisation des documents, courriers et bilans. PRODUCTION DE DOCUMENTS - Courriers, ordonnances, Certificats… GESTION DES PLANNINGS DE RENDEZ VOUS DE CONSULTATION - Incrémenter sur les différents plannings les absences des médecins et faire les mises à jour, - Reprogrammer les rendez-vous en cas d’absence des médecins. AUTRES - Gestion des stocks en matériel bureautique et imprimés, - Demandes de réparations sur ASSET+. HOSPITALISATIONS - Accueil physique des patients et leur famille, des visiteurs médicaux (prestataires de services, laboratoires, etc.), de professionnels de santé de l’établissement (médecins, cadres, etc…), - Production des courriers médicaux, administratifs, documents types pour le service, - Gestion du courrier arrivé et départ, - Gestion du tableau de bord des médecins, - Gestion des dossiers médicaux intra et extra-établissement, - Numérisation des documents, - Gestion du courrier externe et interne, - Gestion des messages pour les médecins (demandes RV pour famille, ordonnances, communications de résultats, demande de RV urgents…). |
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Missions annexes / spécifiques (non exhaustives) |
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CONSULTATIONS · Mise à jour des ententes préalables pour appareillage (création, renouvellement, envoi),
HOSPITALISATIONS · Gestion de la liste des courriers en attente de dictée et du tableau de bord informatique des médecins, · Saisie et gestion des tableaux des astreintes médicales, · Accueil et encadrement de nouveaux personnels et stagiaires, · Gestion des messages des patients, · Gestion du planning prévisionnel des congés annuels et formation des médecins du service et du planning hebdomadaire, · Mise à jour de DEP (demande de prise en charge) pour appareillage respiratoire et archivages des documents de prise en charge, · Traitement, mise en forme et reproduction de documents types pour le service, · Réservation et gestion de la salle de Réunion du Pôle CPR et du matériel nécessaire, · Gestion et saisie des bons 2 C’et des actes réalisés en externes pour le service d’hospitalisation ou en HDJ, · Planification des polygraphies demandées par bon 2C’, · Production de documents/courriers administratifs, de documents types pour le service (Questionnaires, projet de service, demandes de matériels, …), · Lien avec le service pour la sortie des patients, · Gestion des fournitures et matériel bureautique, · … |
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LIENS HIERARCHIQUES |
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HIERARCHIE ADMINISTRATIVE |
HIERARCHIE FONCTIONNELLE |
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- Direction des Ressources Humaines, - AAH - Responsable des secrétariats médicaux, - AMA référente de pôle (coordination).
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- Chef de Pôle, - Chef d’UMA, - Praticiens hospitaliers du service, - Cadre supérieur de Santé co-gestionnaire de pôle, - Cadre de Santé du service. |
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LIENS FONCTIONNELS |
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INTERNES |
EXTERNES |
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- Chef de pôle, - Chefs des Unités Médicales d’Activité, - Praticiens hospitaliers des Unités Médicales d’Activité, - Cadres de santé, - Médecins Responsables des UMA, - AMA référentes de pôle (coordination), - Personnel. |
- Secrétariats médicaux du Centre Hospitalier, - Personnel médical, paramédical et administratif du CH, - Médecins et secrétaires extra hospitaliers, - Usagers externes.
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QUALITES, CONNAISSANCES ET COMPETENCES REQUISES |
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Intitulé |
Niveau recherché |
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S |
A |
M |
E |
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CONNAISSANCES |
Bureautique - Secrétariat |
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X |
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Codage des actes |
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X |
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Communication |
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X |
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Droits des usagers, patients |
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X |
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Organisation et fonctionnement interne |
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X |
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Réglementation des archives |
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X |
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Terminologie médicale |
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X |
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SAVOIR FAIRE |
Accueil et orientation des personnes, des patients et des usagers |
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X |
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Capacité à s’exprimer avec professionnalisme auprès d’une ou plusieurs personnes en face à face ou au téléphone |
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X |
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Rédaction et mise en forme de documents |
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X |
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Capacité d’analyse et de priorisation |
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X |
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Travail en équipe et en réseau |
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X |
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Utilisation des outils bureautiques et logiciels métiers |
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X |
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Secret professionnel – Droit de réserve |
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X |
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SAVOIR ETRE |
Qualité d’adaptation |
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X |
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Patience |
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X |
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Rigueur |
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X |
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Sens de la collaboration, du travail en équipe |
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X |
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Exemplarité |
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X |
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Réserve |
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X |
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Implication |
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X |
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S : sensibilisation / A : application / M : maîtrise / E : expertise
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Profil |
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Pré requis obligatoires : · Savoir-être, · Aisance à la saisie des comptes rendus, · Maîtrise de la terminologie médicale. Pré requis souhaités æ Compétences techniques : • Maîtrise des outils informatiques, facilités d’adaptation aux nouvelles techniques, • Maîtrise de la fonction d’accueil, Connaissances associées : législation et réglementation de l’assurance maladie, droits du patient hospitalisé. æ Compétences sociales : • Travail en équipe, • Transmission de l’information, • Coordination avec les équipes médicales et soignantes pour la prise en charge globale du patient. æ Compétences organisationnelles : • Facilités d’adaptation à la polyvalence. • Facilités d’adaptation aux nouvelles techniques organisationnelles. |
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Conditions d’exercice |
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Rythme de travail : JOUR à Amplitude : 07H40 Horaires possibles : 8H50-16H30 / 09H00-16H40 / 09H20-17H00 / 10H00-17h40 Exigences relationnelles : - Travail en équipe – mutualisation consultations/hospitalisations, - Adaptabilité, - Gestion des communications. Autres : Polyvalence à mutualisation effectif secrétaires médicales hospitalisations /consultations pneumologie. Logiciels utilisés : • CROSSWAY (UNIT – RDWIN), • WORD, EXCEL • CPAGE, • Logiciel Archives, • Internet et Intranet, • …
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Contacts |
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Service demandeur |
Gestionnaire |
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Nom
Fonction
Tél
Adresse mail |
Mme ELOY Véronique
Attachée d’Administration Hospitalière Responsable des secrétariats médicaux
04 68 24 27 03
veronique.eloy@ch-carcassonne.fr |
Nom
Fonction
Tél
Adresse mail |
Mme Emmanuelle PROT
Directeur des Ressources Humaines et de la Politique Sociale
04 68 24 20 36
secr.drh@ch-carcassonne.fr |
Profil recherché
Pré requis obligatoires :
· Savoir-être,
· Aisance à la saisie des comptes rendus,
· Maîtrise de la terminologie médicale.
Pré requis souhaités
æ Compétences techniques :
• Maîtrise des outils informatiques, facilités d’adaptation aux nouvelles techniques,
• Maîtrise de la fonction d’accueil,
Connaissances associées : législation et réglementation de l’assurance maladie, droits du patient hospitalisé.
æ Compétences sociales :
• Travail en équipe,
• Transmission de l’information,
• Coordination avec les équipes médicales et soignantes pour la prise en charge globale du patient.
æ Compétences organisationnelles :
• Facilités d’adaptation à la polyvalence.
• Facilités d’adaptation aux nouvelles techniques organisationnelles
Éléments nécessaires pour postuler
Pour valider votre candidature, nous vous demandons de fournir les éléments suivants, vous devrez télécharger les pièces demandées directement lors de votre inscription.
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Document(s) :
Candidature facile