Secrétaire de direction à la Direction Générale - H/F
L'établissement
L'hôpital de Carcassonne, ouvert en 2014, dispose d’un large panel d’expertises pour desservir un bassin de population de 200 000 habitants. Il propose ainsi une offre de soins de Médecine-Chirurgie-Obstétrique (MCO) et d’un plateau technique d’excellence (réanimation, soins continus, coronarographie, imagerie, radiothérapie, médecine nucléaire, hémodialyse...), Il héberge également le SAMU et un centre de formation via le CESU.
Engagements des professionnels au Centre Hospitalier de Carcassonne (Annexe aux fiches de poste) :
1. Sécurité incendie
L’agent doit suivre obligatoirement le programme de formation à la lutte contre l’incendie et à l’évacuation en place dans l’établissement et être en capacité de :
→ connaître :
- les règles de prévention face au risque d’incendie,
- le matériel destiné à la défense incendie dans son service,
→ réaliser les actions réflexes en présence d’un départ de feu, à l’aide de la fiche réflexe qu’il conserve en permanence à proximité,
→ connaître dans son service, l’emplacement de :
- la coupure d’urgence de l’électricité,
- la coupure d’urgence des gaz médicaux,
→ réaliser le transfert horizontal des patients, des usagers et du personnel en cas d’incendie dans son service ou dans un service voisin.
2. Développement durable
Le Centre Hospitalier (CH) de Carcassonne est un établissement engagé en matière de développement durable et certifié ISO 14001 pour son site principal MCO.
Parce que la réussite de ces démarches repose sur les actions de chacun de nous, quel que soit notre métier ou quelle que soit notre fonction, il est demandé à tous les personnels d’accorder de l’importance à ces sujets et de participer à ces démarches vertueuses.
La lecture de la politique développement durable 2022-2027, accessible sur le site Internet du CH (rubrique « L’hôpital » puis « Développement Durable ») est un prérequis.
La déclinaison concrète de ces engagements se traduit via les actions quotidiennes suivantes :
→ préserver la ressource en eau et la biodiversité, ne pas polluer (attention aux produits chimiques) ;
→ participer aux efforts de sobriété énergétique liés au chauffage et au rafraîchissement des locaux ;
→ trier les déchets selon les règles en vigueur, afin d’optimiser la valorisation de ceux-ci ;
→ consommer le juste besoin ;
→ agir dans ses relations avec autrui selon des principes favorisant la qualité de vie au travail.
Concernant le volet environnemental, 3 sujets sensibles ont été mis en exergue :
- la présence de mégots de au sol, en dehors des cendriers
- le tri des déchets
- le recours à des modes de déplacements « vertueux » (vélo, covoiturage…)
N’hésitez pas à nous communiquer vos besoins et attentes en matière d’environnement et de développement durable via l’adresse suivante : developpement.durable@ch-carcassonne.fr
Le poste
Poste vacant,
CDD renouvelables jusqu'à intégration dans la fonction publique hospitalière sous réserve d'évaluations positives de l'encadrement.
La durée du premier contrat sera définie par l'encadrement et n'est pas nécessairement celle indiqué dans l'annonce.
Description synthétique du poste
Le poste d’assistant(e) de Direction est un poste à temps plein.
L’assistant(e) de Direction est directement rattaché(e) au Directeur du Centre Hospitalier.
Il/Elle a un rôle central dans la gestion des affaires courantes du Directeur du Centre Hospitalier.
Il/Elle contribue à garantir la coordination et la fluidité des échanges entre les différentes parties prenantes en lien étroit avec le Directeur du Centre Hospitalier.
Il/Elle assure des missions de gestion administrative courante de la direction.
Missions principales
1) Gestion des affaires courantes du Directeur
- gestion du planning du Directeur (organisation , préparation, suivi et rappels) ;
- organisation et préparation de réunions internes et externes en lien avec le Directeur ;
- préparation et suivi des dossiers du Directeur ;
- réalisation de courriers et supports de présentation ;
- coordination des déplacements du Directeur ;
- suivi des mouvements de la carte achat du Directeur en lien avec les services économiques.
2) Gestion administrative
- centralisation des informations administratives ;
- suivi des procédures de gestion documentaire (classement, archivages des documents papiers et numériques) ;
- enregistrement, tri, diffusion, suivi, classement et archivage des documents courriels, courriers, notes, rapports ;
- gestion des courriers et des courriels à destinations de la direction en absence de la secrétaire de la direction et des affaires médicales.
3) Accueil et communication
- accueil physique et téléphonique : gestion des demandes relatives à la direction, transmission et réorientation des demandes et appels, prise en charge de toute personne se présentant à la direction ;
- diffusion des informations entre les services et interlocuteurs internes et externes.
4) Gestion des ressources humaines
- assurer la gestion et l’organisation de évaluations du Directeur, des Directeurs-Adjoints et des professionnels rattachés à la direction (organisation des entretiens, respect des échéances, relation avec le CNG, relation avec le service RH du Centre Hospitalier/Gesform) ;
- élaborer, actualiser et publier le tableau des gardes administratives de l’équipe de direction ;
- assurer la gestion des congés annuels des Directeurs-Adjoints et des professionnels rattachés à la direction (Fiche navette et validation du Directeur, saisi sur le logiciel Gestion Temps de Travail, lien avec le service RH).
5) Participation à la gestion de projets et des instances
- participation à la gestion des projets transversaux en lien avec la Direction ;
- participation à la gestion des instances de la gouvernance du Centre Hospitalier et du Groupement Hospitalier de Territoire (planification, préparation et transmission des documents aux membres, rédaction et diffusion des procès-verbaux, suivi des actions, etc.).
Liaison hiérarchique
Directeur du Centre Hospitalier
Liaison fonctionnelle
- Directions fonctionnelles
- Président de la CME et de la CMG
- Autres établissements publics et privés
- Autorités de tutelles
- Chefs de pôle, Chefs de service, Cadres de santé
- Etc.
Conditions d’exercice
- Rythme de travail : 7h40 par jour, du lundi au vendredi (9h20-17h)
- Environnement de travail : bureau partagé, accueil ouvert aux professionnels induisant des ruptures de tâches.
- Contribution aux bonne pratiques de développement durable :
o Réduction de la consommation de papier
o Tri et recyclage
o Dématérialisation des documents
Profil recherché
- Formation : Bac +2 minimum en assistanat de direction, gestion administrative ou expérience équivalente.
Expérience : une expérience en assistanat de direction, démontrant une maîtrise des outils bureautiques, des compétences administratives et relationnelles essentielles.
- Compétences techniques :
o maîtrise des outils bureautique (Word, Excel, PowerPoint) ;
o capacité à organiser et suivre des instances (réunions, comptes rendus, suivi des actions) ;
o gestion de plannings, congés et des absences via un logiciel RH.
- Aptitudes relationnelles et personnelles :
o excellente communication écrite et orale ;
o capacité à travailler en équipe et à interagir avec des interlocuteurs variés ;
o organisation rigoureuse et respect de la confidentialité des informations.
- Une expérience dans un environnement hospitalier ou médico-social souhaité.
Éléments nécessaires pour postuler
Pour valider votre candidature, nous vous demandons de fournir les éléments suivants, vous devrez télécharger les pièces demandées directement lors de votre inscription.
Toute candidature incomplète ne sera pas traitée par nos services.
Document(s) :
Candidature facile