1 poste dadjoint administratif Services Éco - Commandes - H/F
L'établissement
L'hôpital de Carcassonne, ouvert en 2014, dispose d’un large panel d’expertises pour desservir un bassin de population de 200 000 habitants. Il propose ainsi une offre de soins de Médecine-Chirurgie-Obstétrique (MCO) et d’un plateau technique d’excellence (réanimation, soins continus, coronarographie, imagerie, radiothérapie, médecine nucléaire, hémodialyse...), Il héberge également le SAMU et un centre de formation via le CESU.
Engagements des professionnels au Centre Hospitalier de Carcassonne (Annexe aux fiches de poste) :
1. Sécurité incendie
L’agent doit suivre obligatoirement le programme de formation à la lutte contre l’incendie et à l’évacuation en place dans l’établissement et être en capacité de :
→ connaître :
- les règles de prévention face au risque d’incendie,
- le matériel destiné à la défense incendie dans son service,
→ réaliser les actions réflexes en présence d’un départ de feu, à l’aide de la fiche réflexe qu’il conserve en permanence à proximité,
→ connaître dans son service, l’emplacement de :
- la coupure d’urgence de l’électricité,
- la coupure d’urgence des gaz médicaux,
→ réaliser le transfert horizontal des patients, des usagers et du personnel en cas d’incendie dans son service ou dans un service voisin.
2. Développement durable
Le Centre Hospitalier (CH) de Carcassonne est un établissement engagé en matière de développement durable et certifié ISO 14001 pour son site principal MCO.
Parce que la réussite de ces démarches repose sur les actions de chacun de nous, quel que soit notre métier ou quelle que soit notre fonction, il est demandé à tous les personnels d’accorder de l’importance à ces sujets et de participer à ces démarches vertueuses.
La lecture de la politique développement durable 2022-2027, accessible sur le site Internet du CH (rubrique « L’hôpital » puis « Développement Durable ») est un prérequis.
La déclinaison concrète de ces engagements se traduit via les actions quotidiennes suivantes :
→ préserver la ressource en eau et la biodiversité, ne pas polluer (attention aux produits chimiques) ;
→ participer aux efforts de sobriété énergétique liés au chauffage et au rafraîchissement des locaux ;
→ trier les déchets selon les règles en vigueur, afin d’optimiser la valorisation de ceux-ci ;
→ consommer le juste besoin ;
→ agir dans ses relations avec autrui selon des principes favorisant la qualité de vie au travail.
Concernant le volet environnemental, 3 sujets sensibles ont été mis en exergue :
- la présence de mégots de au sol, en dehors des cendriers
- le tri des déchets
- le recours à des modes de déplacements « vertueux » (vélo, covoiturage…)
N’hésitez pas à nous communiquer vos besoins et attentes en matière d’environnement et de développement durable via l’adresse suivante : developpement.durable@ch-carcassonne.fr
Le poste
Présentation du service d’affectation
Le poste d’Adjoint Administratif est à pourvoir au sein de la Direction des Services Economiques.
C’est un poste à temps plein de Gestionnaire Administratif des Services Economiques en charge des commandes, qui nécessite des connaissances bureautiques/informatiques et comptables ainsi qu’une adaptabilité au travail et à l’équipe.
Description synthétique du poste
Le Gestionnaire administratif en charge des commandes, a pour missions de recueillir les diverses demandes d’achat, d’effectuer les devis auprès des fournisseurs et d’émettre les bons de commande.
Il a en charge le suivi du processus comptable de l’évaluation du besoin jusqu’à la transmission du bon de commande au fournisseur.
Missions principales
Traitement des bons de demande (boîte mails/ courriers):
- Traiter les demandes d’achat /besoins des services relatifs à des petites fournitures hôtelières, médicales, prestations externes.
Demande de devis :
- Mise en concurrence auprès des fournisseurs
Emission des commandes :
- Création de la commande
- Edition du bon de commande ainsi que du bon à recevoir
Validation avec la Responsable des services économiques :
- Présentation pour validation et signature de l’ensemble des bons de commande émis
- Scanner les différentes pièces justificatives dans le système informatique (demande d’achat, le devis et la commande signée par la responsable) qui serviront au moment de la liquidation et mandatement de la facture.
- Envoi du bon de commande au fournisseur
- Transmission des bons de commandes/à recevoir au magasin central
Engagement des commandes suite à des demandes des services prestataires : informatique/technique/logistique/ biomédical / Médicotechnique/ Budgets Annexes
- Création des bons de commandes y compris les commandes internes récurrentes
- Validation et signature avec la responsable
- Envoi au fournisseur et/ou service demandeur pour suivi
Lien direct avec les cadres des services pour satisfaire au mieux leur besoin :
- Prise de rendez-vous téléphoniques
- Organisation de réunion avec les fournisseurs et/ou la responsable
- Organisation de réunion avec les cardes et/ou la responsable
Suivi des commandes engagées (état E) mais non réceptionnées :
- Contact auprès du service demandeur, du magasin, du fournisseur
- Transmission de l’information au liquidateur de la dépense concernée (variable en fonction du compte budgétaire)
Missions annexes (liste non exhaustive)
- Création des fournisseurs dans Cpage en l’absence des agents de la cellule marchés
- Participation aux recherches des logements ainsi aux états des lieux (ex : internat avec les affaires médicales)
- Participation, déplacements en cas de besoin d’achats auprès des fournisseurs type grande surfaces (ex : demandes des internes)
- Echanges réguliers avec les magasiniers
- Commandes de fournitures de bureau et hôtelières à la Plateforme Médico Logistique via EGDEM
- Participation aux formations régulières Cpage domaine de la Gestion Economique et Financière (GEF)
- Continuité de service : renfort à ses collègues en cas d’absence (sur poste similaire)
Liaisons fonctionnelles
Relations internes et externes :
Services économiques et cellule marchés
Services des finances,
GAPM,
Magasin central,
Services de l’établissement,
Fournisseurs,
Transporteurs,
Liens hiérarchiques
Responsable des Services Economiques.
Conditions d’exercice
Rythme de travail :
Horaire fixe du Lundi au Vendredi : 9h – 16h40
Profil recherché
Pré requis souhaités :
- Connaissances /Expériences en matière de Comptabilité
- Aisance avec les outils informatiques
- Connaissance du Centre Hospitalier (services / UF)
- Connaissance du logiciel métier Cpage / Plan Comptable Hospitalier M21
Diplôme requis :
Niveau Bac ou Bac +2
Éléments nécessaires pour postuler
Pour valider votre candidature, nous vous demandons de fournir les éléments suivants, vous devrez télécharger les pièces demandées directement lors de votre inscription.
Toute candidature incomplète ne sera pas traitée par nos services.
Document(s) :
Candidature facile