1 poste dadjoint administratif Service Formation - H/F

L'établissement

L'hôpital de Carcassonne, ouvert en 2014, dispose d’un large panel d’expertises pour desservir un bassin de population de 200 000 habitants. Il propose ainsi une offre de soins de Médecine-Chirurgie-Obstétrique (MCO) et d’un plateau technique d’excellence (réanimation, soins continus, coronarographie, imagerie, radiothérapie, médecine nucléaire, hémodialyse...), Il héberge également le SAMU et un centre de formation via le CESU.


Engagements des professionnels au Centre Hospitalier de Carcassonne (Annexe aux fiches de poste) :

1. Sécurité incendie

L’agent doit suivre obligatoirement le programme de formation à la lutte contre l’incendie et à l’évacuation en place dans l’établissement et être en capacité de :

→ connaître :

  • les règles de prévention face au risque d’incendie,
  • le matériel destiné à la défense incendie dans son service,

→ réaliser les actions réflexes en présence d’un départ de feu, à l’aide de la fiche réflexe qu’il conserve en permanence à proximité,

→ connaître dans son service, l’emplacement de :

  • la coupure d’urgence de l’électricité,
  • la coupure d’urgence des gaz médicaux,

→ réaliser le transfert horizontal des patients, des usagers et du personnel en cas d’incendie dans son service ou dans un service voisin.


2. Développement durable

Le Centre Hospitalier (CH) de Carcassonne est un établissement engagé en matière de développement durable et certifié ISO 14001 pour son site principal MCO.

Parce que la réussite de ces démarches repose sur les actions de chacun de nous, quel que soit notre métier ou quelle que soit notre fonction, il est demandé à tous les personnels d’accorder de l’importance à ces sujets et de participer à ces démarches vertueuses.

La lecture de la politique développement durable 2022-2027, accessible sur le site Internet du CH (rubrique « L’hôpital » puis « Développement Durable ») est un prérequis.

La déclinaison concrète de ces engagements se traduit via les actions quotidiennes suivantes :

→ préserver la ressource en eau et la biodiversité, ne pas polluer (attention aux produits chimiques) ;

→ participer aux efforts de sobriété énergétique liés au chauffage et au rafraîchissement des locaux ;

→ trier les déchets selon les règles en vigueur, afin d’optimiser la valorisation de ceux-ci ;

→ consommer le juste besoin ;

→ agir dans ses relations avec autrui selon des principes favorisant la qualité de vie au travail.

Concernant le volet environnemental, 3 sujets sensibles ont été mis en exergue :

- la présence de mégots de au sol, en dehors des cendriers

- le tri des déchets

- le recours à des modes de déplacements « vertueux » (vélo, covoiturage…)


N’hésitez pas à nous communiquer vos besoins et attentes en matière d’environnement et de développement durable via l’adresse suivante : developpement.durable@ch-carcassonne.fr


Le poste

Présentation du pôle d’affectation Le Pôle Ressources Humaines et Politique Sociale est composée de 20 personnes spécialisées dans leur domaine, la Direction des Ressources Humaines (DRH) a en charge les secteurs classiques de la gestion du personnel :  Le recrutement  La gestion des personnels contractuels  La gestion des carrières des fonctionnaires  Le traitement des rémunérations  Les analyses et les suivis des effectifs et de la masse salariale  Le développement des compétences professionnelles par le biais du plan de formation continue et des études promotionnelles  L’accompagnement social

Description synthétique du poste 
Dirigée par l’adjoint des cadres manager (catégorie B), la cellule est dédiée à la gestion des formations du personnel hospitalier médical et non médical.
L’adjoint administratif contribue à l’ensemble des opérations nécessaires à la carrière des agents de l’établissement (départ en formation, plan de formation, promotions professionnelles…).
En raison des multiples demandes quotidiennes à traiter en un temps limité, cet emploi nécessite un sens de l’organisation et une polyvalence particulièrement affirmés.

Missions principales
1/ Elaboration et mise en oeuvre du plan annuel de formation professionnelle continue
- Organisation de la planification des formations prévues au plan prévisionnel année N :
o Recensement et priorisation des besoins avec l’encadrement (validation des programmes, dates, liste des participants) ;
o Logistique des formations (cahiers des charges, gestion des devis, inscriptions, conventions, réservation de salles, convocations, récupération des attestations de présence) ;
o Accueil formateur, préparation de la salle, vérification du matériel informatique.
o Mise à jour de la planification des formations et intégration des actions dans le logiciel Gesform;
o Suivi financier : règlement des factures pédagogiques, gestion des notes de frais des agents, suivi du règlement dans Gesform, mise à jour du plan, clôture financière ;
o Organisation et suivi des formations proposées par l’ANFH : Plan d’Actions Régionales (PAR) ;
- Participation à l’élaboration du plan prévisionnel N+1 :
o Soutien administratif dans la définition des Orientations stratégiques annuelles ;
o Planification et tenue des entretiens avec l’encadrement ;
o Recensement et analyse des besoins en formation ;
o Appui technique à l’étude financière et pédagogique des projets de formation ;
o Soutien administratif à la préparation de la commission de formation (rédaction du plan présenté) ;
o Participation à la commission de formation.
2/ Traitement des demandes de formations individuelles des agents ;
- Accueil téléphonique et physique des agents;
- Connaissance de l’ensemble des dispositifs individuels de formation propre à la FPH ; Suivi et conseil sur les dispositifs individuels (VAE, BC, CFP) ;
- Participation à la création et la diffusion des communications du service auprès du personnel et encadrants ;
- Gestion des demandes d’OM ponctuels et permanents,
- Gestion des frais de déplacements en formation et mission (appui régulier)
- Gestion des validations et inscriptions aux journées-congrès ;
- Appui au dépôt des programmes du Développement Professionnel Continu.

3/ Gestion autonome de l’espace formation et des prestations demandées
- Prise en charge du suivi des réservations de l’espace formation en relation avec les organismes extérieurs ;
- Réservation des prestations de repas en relation avec le service restauration, la PML, le PC sécurité, l’économat et le service financier ;


Liens hiérarchiques
 Adjoint des Cadres chargés de la cellule formation  Adjointe à la DRH  DRH


Conditions d’exercice
Rythme de travail :
7h40/j
Exigences relationnelles :
- travail en groupe
- gestion des communications / situations difficiles
Logiciels utilisés : Gesform
Contribution aux bonnes pratiques du développement durable :
Les bonnes pratiques communes : le bon usage des mails, favorisation escaliers
Métier appartenant à la filière administrative :
- Gestion raisonnée de l’utilisation du mail
- Recyclage du papier et limiter les impressions et privilégier les éditions R/V

Profil recherché

Pré requis souhaités : expérience appréciée dans le milieu de la formation et formation initiale en RH exigée.

Éléments nécessaires pour postuler

Pour valider votre candidature, nous vous demandons de fournir les éléments suivants, vous devrez télécharger les pièces demandées directement lors de votre inscription.

Toute candidature incomplète ne sera pas traitée par nos services.

Document(s) :

  • Curriculum Vitæ
  • Lettre de motivation

Candidature facile