Adjoint administratif au bureau des entrées - H/F
L'établissement
L'hôpital de Carcassonne, ouvert en 2014, dispose d’un large panel d’expertises pour desservir un bassin de population de 200 000 habitants. Il propose ainsi une offre de soins de Médecine-Chirurgie-Obstétrique (MCO) et d’un plateau technique d’excellence (réanimation, soins continus, coronarographie, imagerie, radiothérapie, médecine nucléaire, hémodialyse...), Il héberge également le SAMU et un centre de formation via le CESU.
Engagements des professionnels au Centre Hospitalier de Carcassonne (Annexe aux fiches de poste) :
1. Sécurité incendie
L’agent doit suivre obligatoirement le programme de formation à la lutte contre l’incendie et à l’évacuation en place dans l’établissement et être en capacité de :
→ connaître :
- les règles de prévention face au risque d’incendie,
- le matériel destiné à la défense incendie dans son service,
→ réaliser les actions réflexes en présence d’un départ de feu, à l’aide de la fiche réflexe qu’il conserve en permanence à proximité,
→ connaître dans son service, l’emplacement de :
- la coupure d’urgence de l’électricité,
- la coupure d’urgence des gaz médicaux,
→ réaliser le transfert horizontal des patients, des usagers et du personnel en cas d’incendie dans son service ou dans un service voisin.
2. Développement durable
Le Centre Hospitalier (CH) de Carcassonne est un établissement engagé en matière de développement durable et certifié ISO 14001 pour son site principal MCO.
Parce que la réussite de ces démarches repose sur les actions de chacun de nous, quel que soit notre métier ou quelle que soit notre fonction, il est demandé à tous les personnels d’accorder de l’importance à ces sujets et de participer à ces démarches vertueuses.
La lecture de la politique développement durable 2022-2027, accessible sur le site Internet du CH (rubrique « L’hôpital » puis « Développement Durable ») est un prérequis.
La déclinaison concrète de ces engagements se traduit via les actions quotidiennes suivantes :
→ préserver la ressource en eau et la biodiversité, ne pas polluer (attention aux produits chimiques) ;
→ participer aux efforts de sobriété énergétique liés au chauffage et au rafraîchissement des locaux ;
→ trier les déchets selon les règles en vigueur, afin d’optimiser la valorisation de ceux-ci ;
→ consommer le juste besoin ;
→ agir dans ses relations avec autrui selon des principes favorisant la qualité de vie au travail.
Concernant le volet environnemental, 3 sujets sensibles ont été mis en exergue :
- la présence de mégots de au sol, en dehors des cendriers
- le tri des déchets
- le recours à des modes de déplacements « vertueux » (vélo, covoiturage…)
N’hésitez pas à nous communiquer vos besoins et attentes en matière d’environnement et de développement durable via l’adresse suivante : developpement.durable@ch-carcassonne.fr
Le poste
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Intitulé du poste |
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Adjoint administratif – PÔLE FEMME/ENFANT (bureau des entrées) |
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Catégorie professionnelle et/ou Corps et grade recherché(s) |
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Agent de catégorie C / Filière Administrative |
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Famille / Spécialité professionnelle / Métier |
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Adjoint Administratif |
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Unité Fonctionnelle |
Pôle |
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4300 |
Médico-Economique |
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Localisation du poste de travail |
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CENTRE HOSPITALIER DE CARCASSONNE – 1060 chemin de la Madeleine – CS 40001 11010 CARCASSONNE Cedex 9 |
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Lieux d’intervention |
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Service Pôle Femme / Enfant (PFE) situé au 1 er Etage — Bureau des Entrées |
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Présentation du service d’affectation |
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Le pôle Femme-Enfant est un pôle qui comprend les services de gynécologie, maternité, néonatalogie, pédiatrie. Ce service est sous la responsabilité du Directeur du pôle économique, de l’Attaché d’administration hospitalière et de l’Adjoint des Cadres référent hospitalisation du Bureau des entrées. |
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Description synthétique du poste |
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Accueil administratif des patients du service du Pôle Femme-Enfant (PFE). Activité assurée du lundi au vendredi, hors jours fériés et week-ends. Le service compte 3 agents fixes. · Amplitude horaire en semaine (du lundi au vendredi) : 08h00 -17h00 Ø 08h00-15h40 Ø 08h30-16h10 Ø 09h20-17h00 |
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Missions principales |
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1. Accueil et orientation : Accueil physique et téléphonique des patients, familles, assistantes médico-administratives et personnel soignant, lien avec les Cadres de santé, la cadre Sage-femme. Orientation des patients au sein du pôle Femme-Enfant. Recueil des informations administratives et explication des démarches auprès de l'état civil (déclarations de naissance). Repérage des patients en situation de précarité et mise en relation avec la PASS, le service social ou les cadres de santé. Informations relatives au contentieux externe et à l’hospitalisation. 2. Gestion des dossiers administratifs : Suivi des dossiers administratifs externes : Dossiers administratifs suivants : Urgences pédiatriques, pédiatrie, urgences gynécologiques, UAPED, consultations diététiciennes, vaccination, contrôles BB (H48 et J15), diabète gestationnel, Vénofer, Rhophylac, acupuncture, échographie cardiaque, haptonomie, EEG. Suivi des dossiers administratifs des patients hospitalisés :
Dossiers administratifs des patients hospitalisés suivants: maternité, gynécologie médicale et chirurgicale, pédiatrie, néonatologie, chirurgie ambulatoire gynécologique et pédiatrique, IVG, Maison des femmes, HDJ pédiatrie. Rattrapage des dossiers créés la nuit par les sages-femmes (débiteurs, identité)
Suivi des mouvements des patients
3. Facturation et valorisation : Valorisation et redressement des dossiers de patients hospitalisés. Connaissance des règles de facturation des séjours en médecine obstétrique, chirurgie et des situations particulières (morts fœtales, secret médical). Devis et facturation pour accouchements sous le secret. Demandes de prise en charge auprès des assurances privées étrangères et suivi du 100 % maternité. Demandes d'immatriculation des nourrissons (néonatologie, carte européenne, mamans seules). |
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Missions annexes |
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Requêtes et suivi administratif : Gestion requêtes spécifiques (Facturations Externes et Hospitalisation). Vérification des listes Guitry. Gestion des Restes à Recouvrer (RAR). -Participation au roulement de garde le week-end Accueil Central et/ou Urgences |
Liaisons fonctionnelles |
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Relations internes et externes : Agents / Cadres de santé : Pédiatres, chirurgiens, urgentistes, pédopsychiatres, IDE/IPDE, sages-femmes, Assistance sociale, diététicienne, Services des Bureaux des entrées |
Liens hiérarchiques |
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Sous l’autorité de la Direction du Pôle Finances, Admissions, Contrôle de gestion et Systèmes d'information. Sous la responsabilité du Responsable du bureau des entrées et de l’Adjoint des Cadres en charge de la facturation des patients hospitalisés. |
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QUALITES, CONNAISSANCES ET COMPETENCES REQUISES |
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Intitulé |
Niveau recherché |
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S |
A |
M |
E |
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CONNAISSANCES |
Logiciel CPAGEI (Création de dossier Patients) |
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X |
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Logiciel HM |
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X |
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CDRI consultation des droits des patients en ligne et ROC (Mutuelle) |
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X |
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Organisation et fonctionnement interne de l'établissement |
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X |
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Connaissance des règles de facturation et de prise en charge par l'assurance maladie |
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X |
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SAVOIR FAIRE |
Etre polyvalent |
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X |
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Accueillir et orienter des personnes |
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X |
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Savoir écouter et reformuler les demandes |
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X |
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Utiliser les outils bureautiques et les logiciels métiers |
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X |
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Rigueur dans l'application des procédures |
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X |
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Transmission de l'information, communication, organisation |
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X |
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Savoir prendre des initiatives |
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X |
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SAVOIR ETRE |
Savoir accueillir le public |
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X |
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Très bonne gestion du stress |
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X |
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Etre ponctuel |
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X |
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Etre diplomate |
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X |
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Etre à l'écoute |
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X |
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Etre disponible |
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X |
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Travailler en équipe avec l'ensemble du service et du Pôle Médical PFE |
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X |
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Savoir transmettre son savoir-faire et ses connaissances aux nouveaux arrivants |
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X |
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S : sensibilisation / A : application / M : maîtrise / E : expertise
Profil |
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Pré requis souhaités : Maîtrise des outils informatiques et logiciels hospitaliers (Pack Office : Word, Excel ; CPAGEI, HM, etc.). Sens de l'organisation et rigueur dans le traitement des dossiers. Qualités relationnelles pour l'accueil et le suivi des patients. Connaissance de la réglementation hospitalière, des règles de facturation et de prise en charge par l'assurance maladie |
Conditions d’exercice |
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Rythme de travail : Horaire fixe du lundi au vendredi
Les bonnes pratiques communes : le bon usage des mails, favorisation escaliers
- Gestion raisonnée de l’utilisation du mail - Recyclage du papier et limiter les impressions et privilégier les éditions R/V |
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Autres renseignements |
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Visa de l’autorité hiérarchique |
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Stéphane HAFFEN Directeur Adjoint Responsable du pôle médico-Economique |
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Contacts |
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Service demandeur |
Gestionnaire
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Nom Fonction Tél Adresse mail |
M. Stéphane HAFFEN
Directeur du Pôle Médico-Economique
04 68 24 20 50
Secr.daf.dsio@ch-carcassonne.fr |
Nom Fonction Tél Adresse mail |
Mme Emmanuelle PROT
Directeur des Ressources Humaines et de la Politique Sociale
04 68 24 20 36
secr.drh@ch-carcassonne.fr |
Profil recherché
Pré requis souhaités :
Maîtrise des outils informatiques et logiciels hospitaliers (Pack Office : Word, Excel ; CPAGEI, HM, etc.).
Sens de l'organisation et rigueur dans le traitement des dossiers.
Qualités relationnelles pour l'accueil et le suivi des patients.
Connaissance de la réglementation hospitalière, des règles de facturation et de prise en charge par l'assurance maladie
Éléments nécessaires pour postuler
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Document(s) :
Candidature facile