1 poste dadjoint administratif Bureau des entrées - H/F
L'établissement
L'hôpital de Carcassonne, ouvert en 2014, dispose d’un large panel d’expertises pour desservir un bassin de population de 200 000 habitants. Il propose ainsi une offre de soins de Médecine-Chirurgie-Obstétrique (MCO) et d’un plateau technique d’excellence (réanimation, soins continus, coronarographie, imagerie, radiothérapie, médecine nucléaire, hémodialyse...), Il héberge également le SAMU et un centre de formation via le CESU.
Engagements des professionnels au Centre Hospitalier de Carcassonne (Annexe aux fiches de poste) :
1. Sécurité incendie
L’agent doit suivre obligatoirement le programme de formation à la lutte contre l’incendie et à l’évacuation en place dans l’établissement et être en capacité de :
→ connaître :
- les règles de prévention face au risque d’incendie,
- le matériel destiné à la défense incendie dans son service,
→ réaliser les actions réflexes en présence d’un départ de feu, à l’aide de la fiche réflexe qu’il conserve en permanence à proximité,
→ connaître dans son service, l’emplacement de :
- la coupure d’urgence de l’électricité,
- la coupure d’urgence des gaz médicaux,
→ réaliser le transfert horizontal des patients, des usagers et du personnel en cas d’incendie dans son service ou dans un service voisin.
2. Développement durable
Le Centre Hospitalier (CH) de Carcassonne est un établissement engagé en matière de développement durable et certifié ISO 14001 pour son site principal MCO.
Parce que la réussite de ces démarches repose sur les actions de chacun de nous, quel que soit notre métier ou quelle que soit notre fonction, il est demandé à tous les personnels d’accorder de l’importance à ces sujets et de participer à ces démarches vertueuses.
La lecture de la politique développement durable 2022-2027, accessible sur le site Internet du CH (rubrique « L’hôpital » puis « Développement Durable ») est un prérequis.
La déclinaison concrète de ces engagements se traduit via les actions quotidiennes suivantes :
→ préserver la ressource en eau et la biodiversité, ne pas polluer (attention aux produits chimiques) ;
→ participer aux efforts de sobriété énergétique liés au chauffage et au rafraîchissement des locaux ;
→ trier les déchets selon les règles en vigueur, afin d’optimiser la valorisation de ceux-ci ;
→ consommer le juste besoin ;
→ agir dans ses relations avec autrui selon des principes favorisant la qualité de vie au travail.
Concernant le volet environnemental, 3 sujets sensibles ont été mis en exergue :
- la présence de mégots de au sol, en dehors des cendriers
- le tri des déchets
- le recours à des modes de déplacements « vertueux » (vélo, covoiturage…)
N’hésitez pas à nous communiquer vos besoins et attentes en matière d’environnement et de développement durable via l’adresse suivante : developpement.durable@ch-carcassonne.fr
Le poste
Présentation du service d’affectation
Les guichets des soins externes sont placés sous la responsabilité du pôle médico-économique et du bureau des entrées, ce service comprend : le plateau mutualisé de consultation (PMC), consultation gynécologique/maternité, consultation médico technique (MT).
Description synthétique du poste
Activité assurée du lundi au vendredi inclus hors jours fériés et week-ends.
Amplitude horaire en semaine (du lundi au vendredi) : 07h30 à 17h00
o 07h30-15h10
o 08h00-15h40
o 09h20-17h00
Missions principales
Accueil administratif : Mission d’accueil pour les patients, les familles, les visiteurs, les équipes médicales, équipes soignantes pluridisciplinaires, les ambulanciers ;
Créer le dossier d’admission en respectant les consignes et les procédures existantes ou à venir relatives à l’identitovigilance ;
Collecter et traiter les informations recueillies en termes de couvertures assurantielles ;
Finalisation du dossier administratif et orientation patient ;
Suivi du dossier administratif jusqu’à sa complétude et transmission à la facturation ;
Contrôle des dossiers administratifs des patients crées sur HM et ayant un rendez-vous programmé et gestion des dossiers sans rendez-vous de manière occasionnelle : contrôle de l’identité patient et scan des pièces justificatives, mise à jour de la carte vitale et complétude des débiteurs ;
Assurer les missions spécifiques de régie dans le respect des procédures, ainsi bien pour ce qui concerne l’activité publique ou l’activité libérale ;
Instaurer et maintenir le lien avec les agents de la Cellule Facturation en charge du secteur concerné ;
Recherche des droits des assurés sociaux pour assurer une facturation correcte (consultation des droits en ligne sur application CDR, vérification de la présence d’un médecin traitant pour le parcours de soin…) ;
Travail en lien avec les AMA (mise à jour coordonnées patients), la permanence d’accès aux soins, médecins, Cadres de santé ;
Validation et/ou contrôle des rendez-vous programmés dans HM ;
Gestion des requêtes de contrôle afin d’assurer la complétude des dossiers patients ;
Gestion de la boîte mail générique du service pour le suivi et l’enregistrement des documents manquants des patients (carte d’identité, carte de mutuelle à jour, etc.) ;
Organisation et gestion des plannings pour les rendez-vous privés et publics concernant les prestations de Scanner et IRM.
Missions annexes
Création des dossiers du CLAT ;
Assurer et vérifier l’ouverture et la fermeture des bureaux d’admission le matin et le soir ;
Informer les difficultés rencontrées à la hiérarchie ou au service concerné ;
Gestion de dossier INS – Identitovigilance en BO, traitement des requêtes liés à l’INS, gestion des doublons IPP et séjour, collisions et usurpation d’identité.
Gestion de dossier laboratoire et régularisations.
Participation au roulement les week-end et jours fériés à l’accueil central.
Liaisons fonctionnelles
Services médico techniques (imagerie, laboratoire, explorations fonctionnelles, etc.)
Bureau des admissions / des entrées
Service facturation / finances
Service informatique (SIH)
Secrétariats médicaux
Accueil / standard
Cellule INS / identitovigilance
Ambulanciers / brancardage
Liens hiérarchiques
Stéphane HAFFEN : Directeur responsable du Pôle Finances, Admissions, Contrôle de gestion et Systèmes d’information
Conditions d’exercice
Rythme de travail :
Poste à temps plein, 5 jours sur 7, avec amplitudes variables selon la semaine ;
Travail en horaires fractionnés (3 cycles d’horaires) ;
Possibilité de travail en heures supplémentaires ponctuelles en cas de forte affluence ou d’absence d’un collègue.
Exigences physiques :
Pas de contraintes ni d’exigences physiques sur ce poste.
Environnement de travail :
Service dynamique et exigeant, avec flux continu de patients, d’ambulanciers et de sollicitations.
Exigences relationnelles :
Travail en groupe : coordination constante avec les équipes soignantes, AMA, ambulanciers et autres services.
Gestion des communications / situations difficiles : accueil et orientation de patients et accompagnants, réponses aux questions parfois conflictuelles ou anxieuses, réorientation vers les interlocuteurs compétents (cellule INS, etc.).
Capacité à rester calme, clair et professionnel face à des situations stressantes ou complexes.
Autres : télétravail ? Non
Logiciels utilisés : CPAGEI, Hôpital Manager (HM) principalement, CDRI, QMATIC (étiquettes) ; Excel et OWA.
Profil recherché
Pré requis obligatoires :
Diplôme ou formation administrative de niveau requis (ex. Bac ou équivalent) ou expérience significative en accueil/administration hospitalière.
Maîtrise des outils informatiques : CPAGEI, HM, outils CDR, pack Office/Outlook ;
Communication/ Relations personnelles ;
Connaissance de la réglementation hospitalière, des règles de facturation et de prise en charge par l’assurance maladie
Capacité à gérer des situations stressantes et à travailler en première ligne face aux patients et accompagnants ;
Discrétion et respect de la confidentialité des informations médicales et administratives.
Pré requis souhaités :
Expérience dans un service d’admission / accueil ou un service hospitalier similaire ;
Notions de communication avec les patients ;
Capacité à travailler en équipe et à coordonner avec différents services (laboratoire, ambulanciers, services d’imagerie, médiatrice, etc.) ;
Sens de l’organisation et capacité à gérer plusieurs tâches simultanément.
Éléments nécessaires pour postuler
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Document(s) :
Candidature facile